Een e-mail schrijven met AI
Kent u dat gevoel? U moet een belangrijke e-mail schrijven, maar u zit al een kwartier naar een leeg scherm te staren. Wat is de juiste aanhef? Hoe klinkt u beleefd maar duidelijk? AI kan u daarbij helpen. En het is veel eenvoudiger dan u denkt.
Hoe werkt het?
U opent ChatGPT en vertelt in gewone woorden wat voor e-mail u nodig hebt. ChatGPT schrijft dan een volledige e-mail die u kunt kopieren en plakken in uw mailprogramma. U hoeft alleen nog te controleren of alles klopt en eventueel een paar woorden aan te passen.
Voorbeeld 1: Een klacht schrijven
Stel, u hebt een pakje besteld dat beschadigd is aangekomen. U wilt een nette maar stevige klacht sturen. Typ dan het volgende in ChatGPT:
“Schrijf een beleefde maar duidelijke klacht-e-mail aan een webshop. Mijn bestelling kwam beschadigd aan. Het gaat om een koffiezetapparaat besteld op 15 maart. Ik wil graag een nieuw toestel of mijn geld terug.”
ChatGPT maakt er dan een volledige, professionele e-mail van, met een correcte aanhef en afsluiting.
Voorbeeld 2: Iemand uitnodigen
U organiseert een feestje en wilt uw buren uitnodigen via e-mail. Typ dan:
“Schrijf een vriendelijke uitnodiging voor een buurtbarbecue op zaterdag 12 juli om 14 uur in mijn tuin. Iedereen mag iets te drinken meebrengen.”
In enkele seconden hebt u een warme, persoonlijke uitnodiging klaar.
Voorbeeld 3: Iemand bedanken
Na een bezoek aan het ziekenhuis wilt u het verplegend personeel bedanken. Typ:
“Schrijf een bedankmail aan de verpleegsters van afdeling 3B in het Sint-Vincentius ziekenhuis. Ik lag er twee weken en werd heel goed verzorgd.”
ChatGPT schrijft een oprecht en hartelijk bedankje dat u zo kunt versturen.
Tips voor een goed resultaat
-
Zeg voor wie de e-mail bedoeld is: “aan mijn huisarts”, “aan de gemeente”, “aan een vriendin”. Hoe meer context u geeft, hoe beter het resultaat.
-
Geef de toon aan: wilt u formeel schrijven of eerder informeel? Zeg dat erbij. Bijvoorbeeld: “Schrijf het in een formele toon” of “Houd het gezellig en informeel”.
-
Vraag om aanpassingen: vindt u de e-mail te lang? Te formeel? Zeg dan gewoon: “Maak het korter” of “Maak het wat vriendelijker”. ChatGPT past het direct aan.
-
Controleer altijd zelf: lees de e-mail na voor u ze verstuurt. Kloppen de namen, datums en gegevens? AI is slim maar niet foutloos.
Wat typt u beter niet in ChatGPT?
Let op: typ nooit uw bankgegevens, rijksregisternummer of wachtwoorden in ChatGPT. Die informatie hoort daar niet thuis. Als uw e-mail zulke gevoelige gegevens moet bevatten, vul die dan achteraf zelf in.
Probeer het vandaag nog
Begin eenvoudig. Denk aan een e-mail die u al een tijdje wilt schrijven maar steeds uitstelt. Typ uw vraag in ChatGPT en kijk wat eruit komt. U zult versteld staan hoe snel en hoe goed het resultaat is.
Wilt u meer voorbeelden?
In onze Startgids vindt u tientallen voorbeeldvragen voor e-mails, brieven en andere teksten. Alles stap voor stap uitgelegd, speciaal voor beginners.